نمائیم و روش های مکانیزه را به خدمت بگیریم، زیرا روش های مکانیزه تا حدود زیادی می تواند در تحول و افزایش راندمان کار مؤثر باشند .

ضرورت توجه به نحوه استقرار اجزای سازمانی در مجموعه‌های اداری یکی از معضلات نظام اداری کشور روش های اجرای آن می‌باشد این روشها از آنجا که اغلب قدیمی بوده و هیچگاه بصورت مستقل و هماهنگ باسایر سازمانها مورد بررسی قرار نگرفته‌اند ، موجب آن گردیده که سازمان های اداری کشور با روش های فعلی پویایی لازم را نداشته و دارای کارایی لازم با نیازهای جامعه نباشند . بررسی روش های اداری کشور و بکار بردن روش های نوین بجای روش های قدیمی و سنتی از اموری است که جهت تحول سیستم اداری لازم بنظر می رسد.

طرح جا و مکان از اولین موضوعاتی است که در تجزیه و تحلیل سیستم‌ها و روش های اداری مورد نیاز در یک مجتمع اداری – خدماتی پرداخته شود .

منطبق نبودن جا و مکان با وظایف یک سازمان باعث کندی و تراکم در کارها می‌شود . لذا با بکار بردن اصول صحیح طرح جا و مکان می‌توان به بهبود روش های انجام کار و افزایش کارآیی اثربخش سازمان کمک کرد، بطوریکه طراحی صحیح و تخصیص فضای مناسب به کارکنان می تواند نتایج مثبت زیر را به همراه داشته باشد :

• ایجاد رفاه و راحتی برای کارکنان در محل کار

• افزایش بازدهی و سهولت انجام کار

• کاهش زمان انجام کار

• جلوگیری از تراکم و وقفه در کارها

• کاهش هزینه‌های سرمایه‌ای

• حداکثر استفاده از جا و مکان در تسهیل جریان امور

• ایجاد تسهیلات و ارائه خدمات بهتر و بیشتر به ارباب رجوع

فصل اول:

تعاریف وكلیات

اداره

دیر زمانی نیست که واژه اداره، مشتمل بر مفهوم جایگاه فیزیکی و یا نوعی ساختمان شده است. این ادارات قالب فیزیکی معینی برای عملکرد خود ندارند. در این گونه ادارات، مفهوم عمل تحقق می یابد در واقع اداره عبارتست از نظام اجتماعی خاص که براساس آن عده ای از افراد بشر به منظور نیل به یک سلسله هدف های نسبتاً مشخص با یکدیگر همکاری می کنند. بدین معنی که تصمیم هایی اتحاذ می نمایند و تصمیم هایی را به مرحله اجرا در می آورند.

نظام یا سیستم

مجموعه ای از افراد است که با ارتباط و همبستگی متقابل مجموعه واحدی را تشکیل می دهند و نقش معینی را ایفا می کنند. هر نظامی در درون خود از خرده نظام هایی تشکیل می شود.